Cách viết email xin việc bằng tiếng anh

Viết mail xin việc bằng tiếng anh rất phổ biến và đóng góp quan trọng trong việc tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Vậy nên hãy đầu tư thời gian viết nội dung email sao cho thật ấn tượng và hiệu quả. Những lưu ý sau đây của anh văn doanh nghiệp sẽ giúp bạn có một email xin việc bằng tiếng Anh thu hút nhà tuyển dụng nhất:

1.Về hình thức

  • Các bạn nên viết thư một cách ngắn gọn, xúc tích. Một thư xin việc điển hình sẽ được căn trái toàn bộ nội dung, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, cách dòng 1,5 và không cách đoạn. Nội dung thư nên được tóm gọn trong diện tích một trang A4. Nhờ vậy nhà tuyển dụng sẽ không mất quá nhiều thời gian đọc thư của bạn. Do đó nội dung đơn thư cần hết sức cô đọng, rõ ràng.
  • Bạn nên “đặt tên” thư bằng một dòng in nghiêng, mở đầu bởi từ dẫn Reference, ví dụ: Re: Salesman post (Dự tuyển vị trí nhân viên bán hàng). Chú ý, câu này sẽ được sắp xếp ngay sau địa chỉ người nhận và trước khi bắt đầu trình bày thư.
  • Tổ chức nội dung thư có nhiều cách khác nhau và còn tuỳ thuộc vào các yếu tố: kiến thức cá nhân của người viết, yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, để tránh lan man, chỉ nên gói gọn lại trong 3 đoạn, lần lượt nói về nguyên nhân đăng ký thi tuyển, những hiểu biết về chuyên môn của bạn và một số điểm mạnh cá nhân (thông minh, nhanh nhẹn, sẵn sàng công tác xa…).
  • Kết thúc thư, hãy khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được gặp trực tiếp họ trong một buổi interview (I am looking forward to an interview at your office).

2.Về nội dung

Một bức thư xin việc chuẩn bằng Tiếng Anh gồm có 3 phần chính: mở đầu, nội dung chính và kết luận. Trước khi viết thư, ứng viên cần nêu một số thông tin cá nhân cơ bản và nơi tiếp nhận thư. Cụ thể, trên cùng đơn thư cần ghi họ và tên (Your Name), địa chỉ liên lạc (Your Address), số điện thoại (Your Phone Number). Tiếp đến là ngày tháng năm viết thư (day, month, year).

Phần mở đầu

Nêu lí do bạn viết đơn xin việc tới nhà tuyển dụng. Các mẫu câu thông dụng nhất bao gồm:

  • I am writing to apply for the ABC position which was advertised on XYZ.
  • I would like to apply for the post of ABC as advertised on XYZ.
  • I am writing in regards to the position of ABC currently advertised on XYZ.
  • I am writing in response to your advertisement in XYZ inviting applications for ABC.
  • I have recently seen an advert on the XYZ for the position of ABC and I would like to apply with interest.

Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, lời chào của bạn có thể là: Dear (tên của nhà tuyển dụng) tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm. Hãy chắc chắn về đối tượng nhận thư xin việc của bạn để thêm các tiêu đề thích hợp như (Mr., Ms., Dr.)
Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”.

Phần nội dung

Trong phần này, ứng viên chỉ nên viết từ hai đến ba đoạn văn. Giới thiệu về mình và nói với nhà tuyển dụng lý do tại sao bạn có đủ điều kiện để làm công việc dự tuyển. Những ý chính bao gồm quá trình học tập, đã tốt nghiệp trường nào (from my C.V, you will see that I graduated from ….), kinh nghiệm làm việc tính tới thời điểm hiện tại (at present, I am working for…), đặc điểm về tính cách giúp bạn làm tốt công việc mình đang ứng tuyển (in addition, I am active and enthusiastic…). Phần nội dung còn là nơi bạn có thể chia sẻ những thành tích, câu chuyện thành công, và bất kỳ thông tin khác để giúp bạn thuyết phục nhà tuyển dụng. Đây là cơ hội để bạn cho nhà tuyển dụng biết những gì có để làm được, giải thích lý do tại sao các kỹ năng và kiến thức của bạn phù hợp cho vị trí họ đang tuyển.

Phần kết luận

Đây là nơi bạn tóm lai vấn đề và thảo luận về bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Cần bao gồm các nội dung:

  • Nhắc lại trong một câu về lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.
  • Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, ví dụ như bạn mong muốn được phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của bạn.
  • Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
  • Đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn có đính kèm trong thư (nếu có).
  • Cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn.

Để kết thúc thư bạn có thể viết “Best” hay “Sincerely” đó là những cách phổ biến. Ngoài ra, vì bạn không thể kí tên vào email nên cuối thư bạn có thể gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ kí.

Mẫu viết email xin việc

The General Manager,

Procurement Division,

ABC Company

New York

Dear Mr./Ms. [Last Name]

This is in reference to the job posting by your company in the (Job Board), dated February 19th , 2010. I have gone through the job description and find that my work skills and the job requirements may be a good match.

I have been working for the past five years in the procurement department of (the current company). I held the position of Senior (position) in the said company.

I completed my education (DEF Education Institution). My professional education was obtained from the (ABC of Science, Location).

My updated resume is enclosed for your review.

I look forward to speaking with you soon about this employment opportunity,

Your Sincerely,

[Chữ ký của bạn]

[Tên bạn]